SDDP to improve HAU's asylum services

Improving Asylum Service Report Report Title Improving Asylum Service Project Humanitarian Affairs Unit Triggering Question What are descriptors of an ideal, inside the walls Nicosia? Location FWC Offices Dates 17/9/2015 Lead Facilitator(s) Yiannis Laouris Georgina Shitta Author(s) Yiannis Laouris Georgina Shitta Statistics Participants= Number of ideas=52 Number of Clusters=12 Ideas received Votes=xx Ideas on MAP R=xx Spreathink ST=xx

The Triggering Question (TQ) was
"Ποιες αλλαγές/αναβαθμίσεις/δράσεις θα μπορούσαν να υποβοηθήσουν το HAU, στη βελτίωση της αποστολής του?

In response to the TQ, the participants came up with 45 descriptors. The ideas were then clustered in 6 categories in an interactive manner, thus providing opportunities for further and deeper clarifications of salient distinctions between separate ideas. The ideas were clarified and discussed throughout the SDDSM, thus enabling participants to achieve a better understanding of the views of other members and greatly expand their own and others. Following the voting process, 12 ideas received one or more votes and were structured to create the influence MAP shown below.

Cluster: 1 Clean Spaces

1 Καθαριότητα του γραφείου μας (Josephina, Fatema)Να βρεθεί αποθηκευτικός χώρος 4 Προσωπική καθαριότητα στην κουζίνα

Cluster: 2 Prioritise indiv/group tasks

2 Καλύτερη επιλογή προτεραιοτήτων και σε ομαδικό και σε ατομικό επίπεδο 3 Κατανομή φόρτου εργασίας 5 Καλύτερη οργάνωση εθελοντών

Cluster: 3 Funding Applications

6 Να έχουμε άτομα τα όποια να είναι experts στο να γράφουν applications 20 Εκπαίδευση στο να βρίσκουμε και να γράφουμε applications 26 Διασπορά της γνώσης που απαιτείται για την προετοιμασία αιτήσεων χρηματοδότησης ή αναφορών για τρέχοντα σχέδια ή έρευνας 28 Ενημέρωση, εκπαίδευση για ιστοσελίδες για σκοπούς χρηματοδότησης 38 Response time - Άμεση ανταπόκριση στα projects που μπορούν να αφορούν άλλους

Cluster: 4 Personal space & parking

7 Περισσότερος ιδιωτικός χώρος 19 Σταθερά parkings

Cluster: 5 Lobbying-Visibility

8 Περισσότερο άνοιγμα στο κοινό για τις δράσεις μας 9 Πιο πολύ international networking 10 Curator of information 11 Increased lobbying 13 Επαγγελματικότερη και μόνιμη προβολή των δραστηριοτήτων 35 Αποσαφήνιση των επικοινωνιακών αναγκών του Unit 52 Εμπλοκή επώνυμων προσωπικοτήτων στην προώθηση της αποστολής του κάθε Unit

Cluster: 6 Financial security-overview

12 Εξασφάλιση σταθερότητας στις χρηματοδοτήσεις 25 Πιο καθαρή εικόνα για τη βιωσιμότητα και τα οικονομικά του Unit 37 Οικονομική σταθερότητα-ασφάλεια 42 Ενημέρωση των οικονομικών σε κάθε project 49 Increased security

Cluster: 7 Recycling

15 Ανακύκλωση χαρτιού 50 Less waste of resources

Cluster: 8 Training

16 Εισαγωγική περίοδος εκπαίδευσης 17 Εξειδικευμένη εκπαίδευση 34 Ευκαιρίες στην εκμάθηση-βελτίωση του επαγγέλματος (σεμινάρια, trainings,...) 45 Περισσότερα trainings από την UNHCR

Cluster: 9 Equipment-Library

21 Καλύτερους υπολογιστές 44 Access to a legal source library 48 Ασφάλεια και ηλεκτρονική πρόσβαση των δεδομένων του οργανισμού 51 Πυροσβεστήρες

Cluster: 10 Role within FWC

22 Συνεργασία με τα άλλα Units του οργανισμού 24 Increased visibility of FWC 27 Περισσότερη αυτονομία από τον υπόλοιπο οργανισμό 33 Πιο ξεκάθαρη εικόνα για την αποστολή του Unit και θέση του Unit σε σχέση με τον οργανισμό 43 Συμπερίληψη των ατόμων του Unit σε decision making του οργανισμού 46 Καλύτερη γνώση των δραστηριοτήτων και των projects των άλλων Units 47 Περισσότερη αυτονομία του Unit από τον οργανισμό - Part II

Cluster: 11 Internal Operations

14 Καθορισμό αποστολής 23 Οργάνωση και στήριξη ατομικών πρωτοβουλιών 29 Συχνότερες συντονιστικές συναντήσεις, σε τακτική βάση 31 Αποτελεσματικότερη συνεργασία μεταξύ των ατόμων του UNIT 36 Live by your beliefs (be the change you want to see) 39 Αναγνώριση επιτυχιών 40 Σύστημα παρακολούθησης, ότι ο καθένας επωφελείται από αυτά που ο οργανισμός προσφέρει 41 Τρόπος επίλυσης συγκρόυσεων

Cluster: 12 Relations w other Asylum players

30 Να υπάρχει πρωτόκολλο με τις πολιτικές και τις διαδικασίες σε συνεργασία με τη UNHCR 32 Καλύτερη επικοινωνία με τους φορείς στην Κύπρο, σε θέματα που αφορούν τους πρόσφυγες (σε αυτά που δουλεύει το Unit)